노션에 차곡차곡 데이터를 쌓다 보면, 어느새 데이터베이스가 감당할 수 없을 만큼 거대해지는 순간이 와요. 예를 들어, ‘할 일 목록’ 데이터베이스에 500개의 항목이 쌓여있다고 상상해 보세요. 완료된 일, 진행 중인 일, 다른 팀원의 일까지 전부 한 화면에 보인다면, 정작 ‘오늘 내가 해야 할 일’이 무엇인지 찾는 것만으로도 지쳐버릴 거예요.
데이터는 모으는 것보다 ‘필요할 때 제대로 보는 것’이 훨씬 더 중요해요. 이 문제를 해결해 주는 기능이 바로 ‘필터(Filter)’입니다.
필터는 데이터를 삭제하는 것이 아니라, 내가 정한 특정 조건에 맞지 않는 데이터들을 ‘잠시 숨겨주는’ 기능이에요. 오늘은 이 강력한 필터 기능을 어떻게 사용하는지, 단순한 필터링을 넘어 여러 조건을 조합하는 고급 활용법까지 그 모든 것을 알려드릴게요.
1. 필터, 왜 꼭 사용해야 할까요?
필터 기능은 단순히 화면을 깔끔하게 정리하는 것 이상의 의미가 있어요. 필터를 제대로 쓰기 시작하면, 노션 데이터베이스가 단순한 ‘창고’에서 똑똑한 ‘비서’로 바뀌는 경험을 할 수 있습니다.
- 정보 과부하 방지: 가장 큰 이유예요. 수백 개의 데이터 속에서 길을 잃지 않도록, 지금 당장 나에게 필요한 정보에만 집중할 수 있게 도와줘요.
- 목적별 ‘뷰(View)’ 생성: 필터는 ‘데이터베이스 뷰’와 함께 사용할 때 그 힘이 극대화돼요. ‘내가 할 일만 보는 뷰’, ‘이번 주에 마감해야 하는 뷰’, ‘완료된 업무만 모아보는 뷰’처럼, 각기 다른 목적을 가진 페이지를 필터로 간단하게 만들어낼 수 있습니다.
- 실수 방지 및 효율 향상: ‘완료’된 항목은 필터를 통해 ‘보관함’ 뷰로 자동으로 사라지게 만들 수 있어요. 이렇게 하면 실수로 완료된 업무를 또 건드리는 일을 막아주고, 우리는 항상 ‘해야 할 일’에만 집중할 수 있게 됩니다.
2. 가장 기본적인 필터 사용법 (하나의 조건만 걸기)
필터 사용법은 생각보다 아주 간단해요. ‘할 일 목록’ 데이터베이스에서 ‘완료된 항목 숨기기’를 한다고 가정하고 차근차근 따라 해 보세요.
- 필터 메뉴 열기: 데이터베이스의 오른쪽 상단, ‘새로 만들기’ 버튼 옆을 보면 ‘필터(Filter)’라고 쓰인 버튼이 있어요. 이걸 클릭해 주세요.
- 조건 추가하기: ‘필터 추가’ 버튼을 누르면, 어떤 속성을 기준으로 필터를 걸지 선택하는 창이 나타나요.
- 속성 선택: 우리는 ‘상태’ 속성을 기준으로 할 거니까, 목록에서 ‘상태’를 선택합니다.
- 조건과 값 선택: ‘상태’를 선택하면, ‘다음과 같음’이라는 조건이 보일 거예요. 우리는 완료된 것을 ‘숨길’ 거니까, 조건을 ‘다음과 같지 않음’으로 바꿔주세요. 그리고 마지막으로 값은 ‘완료(Done)’를 선택하면 됩니다.
- 결과 확인: 설정이 끝나면 화면에 상태가 완료(Done)이(가) 아님이라는 필터 규칙이 보일 거예요. 그리고 데이터베이스에서는 ‘완료’ 상태인 항목들이 모두 사라지고, ‘진행 중’이거나 ‘대기 중’인 항목들만 남게 됩니다.
3. 필터의 진짜 힘, ‘필터 그룹’으로 여러 조건 조합하기 (AND/OR)
필터의 진짜 강력함은 여러 조건을 섞어 쓸 때 나타나요. 이때 ‘필터 그룹’이라는 개념을 꼭 알아야 합니다.
- AND 조건 (그리고): 여러 개의 조건을 ‘모두’ 만족해야만 데이터를 보여주는 방식이에요.
- 예를 들어, ‘상태가 완료 아님’ AND ‘마감일이 오늘’이라면, 두 가지 조건을 모두 만족하는 ‘오늘 마감인데 아직 완료되지 않은 일’만 보여줍니다.
- 기본적으로 필터를 여러 개 추가하면 모두 AND 조건으로 묶여요.
- OR 조건 (또는): 여러 개의 조건 중 ‘하나라도’ 만족하면 데이터를 보여주는 방식이에요.
- 예를 들어, ‘중요도가 높음’ OR ‘마감일이 오늘’이라면, 중요도가 높거나, 또는 오늘이 마감일인 항목을 모두 보여줍니다.
- 필터 그룹 만들기 (실전):
만약 ‘내가 담당자이면서, 중요도가 높거나 또는 마감일이 오늘인 할 일’을 찾고 싶다면 어떻게 해야 할까요? 이럴 때 필터 그룹이 필요해요.
- 먼저, 담당자 속성이 나(Me)인 필터를 하나 추가하세요.
- 이제 두 번째 필터를 추가할 차례인데, 그냥 추가하지 말고 담당자 필터 오른쪽에 있는 점 세 개 메뉴를 눌러 ‘필터 그룹으로 전환’을 선택하세요. 그럼 담당자 필터가 네모난 상자 안에 갇히게 됩니다.
- 이 그룹 상자의 오른쪽 상단에 있는 AND를 눌러서 OR로 바꿔주세요. (이 예시에서는 AND가 맞겠네요, 다시 설명할게요.)
- 정정합니다! 더 쉬운 방법으로 설명해 드릴게요.
- 담당자 속성이 나(Me)인 필터를 하나 추가합니다. (이건 기본 AND 조건으로 둡니다.)
- ‘필터 추가’ 버튼을 한번 더 눌러서 ‘고급 필터 추가’를 선택하세요.
- 그럼 ‘필터 그룹 추가’라는 메뉴가 보일 거예요. 이걸 선택하면 AND 또는 OR로 묶인 새로운 하위 그룹이 생깁니다.
- 이 하위 그룹의 조건을 OR로 설정하세요.
- 이 OR 그룹 안에 중요도가 높음인 필터를 추가하고,
- 또 OR 그룹 안에 마감일이 오늘인 필터를 추가합니다.
- 최종 필터 규칙:
- 담당자가 나 (AND)
- (그룹) (OR)
- 중요도가 높음
- 마감일이 오늘
4. 필터를 ‘뷰’로 저장해서 사용하기 (가장 중요해요!)
필터를 설정해도, 다른 페이지에 갔다가 돌아오면 필터가 풀려있을 수 있어요. 필터를 영구적으로 저장하려면 ‘데이터베이스 뷰’로 만들어야 합니다.
- 데이터베이스 상단에 있는 현재 뷰의 이름(아마 ‘표’라고 되어 있을 거예요)을 클릭하세요.
- ‘뷰 복제(Duplicate view)’를 선택해서 사본을 하나 만드세요.
- 새로 만들어진 뷰의 이름을 ‘오늘 나의 할 일’처럼 구체적으로 바꿔주세요.
- 이제 이 ‘오늘 나의 할 일’ 뷰가 선택된 상태에서, 위에서 배운 대로 담당자가 나이고 마감일이 오늘인 필터를 걸어주세요.
이렇게 하면, 이 필터 설정은 오직 ‘오늘 나의 할 일’ 뷰에만 저장됩니다. 이제부터 여러분은 뷰 이름만 클릭하면, 언제든지 필터가 완벽하게 적용된 화면을 바로바로 불러올 수 있습니다. ‘전체 보기’ 뷰와 ‘오늘 나의 할 일’ 뷰를 오가며 효율적으로 작업할 수 있게 되는 거예요.
필터는 노션 데이터베이스를 쓰는 모든 사람에게 필수적인 기능이에요. 처음에는 조금 복잡해 보일 수 있지만, 오늘 배운 내용, 특히 ‘필터 그룹’과 ‘뷰 저장’만 손에 익히시면, 수천 개의 데이터도 두렵지 않은 진정한 노션 중급 사용자가 되실 수 있을 거예요.
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