데이터를 원하는 순서대로! '정렬(Sort)' 기능 활용법

데이터베이스에 ‘필터’ 기능을 적용해서 내가 원하는 항목들만 골라보는 데 성공했다면, 그다음 단계는 무엇일까요? 아마도 골라낸 항목들을 ‘보기 좋은 순서’로 다시 배열하는 일일 거예요.

예를 들어, ‘오늘 해야 할 일’만 필터로 걸러냈는데, 그 목록마저도 마감일이나 중요도와 상관없이 뒤죽박죽 섞여있다면 여전히 비효율적이겠죠.

오늘은 이렇게 필터링된, 혹은 전체 데이터를 내가 원하는 규칙에 따라 깔끔하게 줄 세우는 ‘정렬(Sort)’ 기능에 대해 알아보려고 해요. 이 기능은 정말 간단하지만, 한번 익혀두면 여러분의 데이터베이스를 훨씬 더 논리적이고 사용하기 편하게 만들어 줄 거예요.

1. 정렬, 왜 필터만큼 중요할까요?

필터가 ‘무엇을 볼 것인가’를 결정하는 기능이라면, 정렬은 ‘어떻게 볼 것인가’를 결정하는 기능이에요. 이 둘은 항상 함께 다녀야 하는 단짝과 같습니다.

• 우선순위 파악: 정렬 기능의 가장 큰 목적이에요. 수많은 할 일 중에서 ‘가장 중요한 일’이나 ‘가장 급한 마감일’을 맨 위로 올려줌으로써, 내가 지금 무엇부터 처리해야 하는지 즉시 알 수 있게 해줘요.
• 데이터 탐색의 용이성: 목록이 가나다순이나 날짜순으로 정리되어 있으면, 내가 원하는 특정 항목을 스크롤하며 찾기가 훨씬 쉬워져요.
• 흐름과 패턴 파악: 최신순으로 정렬하면 가장 최근에 추가된 데이터를, 오래된순으로 정렬하면 가장 먼저 시작된 데이터를 볼 수 있어 전체적인 작업의 흐름을 파악하는 데 도움이 됩니다.

2. 가장 빠르고 간단한 정렬: 속성 이름 클릭하기

데이터베이스를 빠르게 정렬하는 가장 쉬운 방법이 있어요.

1. 데이터베이스 표에서 정렬하고 싶은 속성의 ‘이름’(예: 마감일, 이름 등)이 있는 칸을 마우스로 클릭해 보세요.
2. 한 번 클릭하면 ‘오름차순’(숫자는 1부터, 글자는 A부터, 날짜는 과거부터)으로 정렬됩니다.
3. 같은 속성 이름을 한 번 더 클릭하면 ‘내림차순’(숫자는 큰 것부터, 글자는 Z부터, 날짜는 최신부터)으로 정렬됩니다.

이 방법은 아주 빠르고 직관적이지만, 딱 하나의 속성으로만 정렬할 수 있고, 이 정렬 순서는 ‘뷰(View)’에 저장되지 않아서 나중에 다시 돌아오면 풀려있을 수 있어요. 일회성으로 확인할 때 사용하기 좋은 방법입니다.

3. 정렬 규칙을 저장하는 정석 방법: ‘정렬’ 버튼 사용하기

내가 설정한 정렬 순서를 ‘뷰’에 저장해서 계속 사용하고 싶다면, 정식 ‘정렬’ 메뉴를 이용해야 해요.

1. 데이터베이스 오른쪽 상단, ‘필터(Filter)’ 버튼 옆에 있는 ‘정렬(Sort)’ 버튼을 클릭하세요.
2. ‘정렬 추가(Add sort)’ 버튼이 보일 거예요. 이걸 클릭합니다.
3. 먼저, 어떤 속성을 기준으로 정렬할지 선택합니다. 예를 들어, ‘마감일’을 선택해 볼게요.
4. 다음으로, 어떤 순서로 정렬할지 선택합니다.

• 오름차순(Ascending): 마감일이 가장 빠른(가까운) 항목을 맨 위로 올려줘요.
• 내림차순(Descending): 마감일이 가장 늦은(먼) 항목을 맨 위로 올려줘요.

       5. ‘할 일 목록’이라면 마감일이 급한 것부터 봐야 하니 ‘오름차순’을 선택하는 게 좋겠죠?

이렇게 설정한 정렬 규칙은 현재 ‘뷰’에 자동으로 저장됩니다. 이제 이 뷰를 떠났다가 다시 돌아와도, 데이터는 항상 마감일이 빠른 순서대로 여러분을 맞이할 거예요.

4. 노션 고수의 비결: ‘다중 정렬’로 완벽한 순서 만들기

정렬 기능의 진짜 힘은, 여러 개의 규칙을 동시에 적용하는 ‘다중 정렬’에서 나옵니다.

• 다중 정렬이 필요한 순간 - ‘할 일 목록’을 ‘중요도’ 순서로 정렬했다고 가정해 볼게요. ‘높음’ 등급의 일이 10개나 있다면, 그 10개의 일들은 어떤 순서로 보일까요? 아마 그냥 입력한 순서대로 뒤죽박죽 섞여 있을 거예요. 우리가 진짜 원하는 건, ‘중요도’가 같은 항목들끼리는 ‘마감일’이 빠른 순서대로 다시 한번 정렬되는 것, 맞죠?

• 다중 정렬 설정 방법

1. ‘정렬(Sort)’ 메뉴를 열어주세요.
2. 첫 번째 규칙을 추가합니다. [속성: 중요도], [순서: 오름차순] (보통 ‘높음’이 위로 오게 설정합니다.)
3. 이제 그 상태에서 ‘정렬 추가(Add sort)’ 버튼을 한 번 더 눌러서 두 번째 규칙을 추가합니다.
4. 두 번째 규칙은 [속성: 마감일], [순서: 오름차순] (마감일이 빠른 순)으로 설정합니다.

• 작동 원리 - 이렇게 두 개의 규칙을 설정하면, 노션은 다음과 같은 순서로 똑똑하게 작동해요.

• 1단계: 먼저, 1번 규칙인 ‘중요도’를 기준으로 전체 데이터를 크게 그룹화합니다. (‘높음’ 그룹, ‘중간’ 그룹, ‘낮음’ 그룹)
• 2단계: 그다음, 1단계에서 만들어진 각 그룹 ‘안’에서만 2번 규칙인 ‘마감일’ 순서로 다시 한번 정렬을 실행합니다.

그 결과, ‘높음’ 그룹 안에서도 마감일이 가장 빠른 일이 맨 위로 올라오고, ‘중간’ 그룹 안에서도 마감일이 빠른 순서대로 정렬되는, 아주 완벽하고 논리적인 목록을 만들 수 있습니다.

데이터를 필터로 걸러내는 것이 첫 번째 단계였다면, 정렬은 그렇게 걸러낸 데이터를 ‘어떤 순서로 소비할지’ 결정하는 마지막 정리 단계예요. 

오늘 배운 다중 정렬 기능을 여러분의 가장 복잡한 데이터베이스에 한번 적용해보세요. 단순히 정보가 쌓인 창고가 아니라, 내가 원하는 대로 즉각 반응하는 스마트한 작업대로 바뀌는 것을 경험하게 될 거예요 :)