[실전] 가계부 템플릿 만들기 (월별 정산, 카테고리 분류)

시중에 나온 가계부 앱은 너무 복잡하고, 엑셀은 매번 수식을 새로 입력해야 해서 불편합니다. 그래서 많은 분들이 노션으로 가계부를 만들려고 시도하지만, 제가 겪어보니 90%는 실패하고 맙니다.

이유는 단 하나입니다. ‘지출 내역’만 끝도 없이 나열하는, ‘죽은 데이터’를 만들고 있기 때문입니다.

진짜 가계부의 목적은 지출을 ‘기록’하는 것이 아니라, ‘그래서 이번 달에 총 얼마를 썼고, 예산은 얼마나 남았지?’를 한눈에 ‘분석’하는 것이어야 합니다. 오늘은 제가 수년간 직접 템플릿을 뜯어고치면서 찾아낸, 월별 정산과 예산 관리가 자동으로 이루어지는 ‘자동화 가계부’ 시스템의 모든 것을 알려드리겠습니다.

1. 대부분이 실패하는 첫 번째 함정: ‘하나의 표’로 모든 것을 하려는 실수

처음 노션으로 가계부를 만들 때, 누구나 ‘지출 내역’이라는 거대한 데이터베이스 표 하나만 만듭니다. 저도 그랬습니다. 그리고 그 안에 10월 1일 지출부터 10월 31일 지출까지 100개가 넘는 항목을 쭉 입력하죠.

이 방식이 왜 실패할 수밖에 없는지, 제가 겪은 문제점들을 말씀드릴게요.

1. ‘총합’을 볼 수가 없습니다. 10월 지출 내역 100줄 맨 아래에 ‘10월 총합계’를 계산해서 넣고, 그 바로 아래에 11월 지출 내역을 또 입력합니다. 표가 끝도 없이 길어지고, 10월과 11월의 총 지출을 한눈에 비교하는 것이 불가능해집니다.

2. ‘예산’ 관리가 되지 않습니다. 가계부의 핵심은 ‘남은 돈’을 아는 것인데, 이 구조에서는 이번 달 예산 100만 원에서 오늘까지 얼마를 썼고, 얼마가 남았는지 실시간으로 파악할 수가 없습니다.

3. 시스템이 너무 느려집니다. 하나의 데이터베이스에 수천 개의 지출 내역이 쌓이면, 노션은 눈에 띄게 느려지고 결국 가계부 자체를 열기 싫어집니다.

2. 전문가의 해결책: ‘대시보드’와 ‘기록창고’를 분리하라

이 모든 문제를 해결하는 유일한 방법은, 정보의 성격에 따라 데이터베이스를 2개로 완벽하게 분리하는 것입니다. 이건 선택이 아니라 필수입니다.

• DB 1: 월별 정산 (대시보드): ‘10월’, ‘11월’처럼 한 달의 요약 정보만 담는 깨끗한 ‘대시보드’입니다.
• DB 2: 지출 내역 (기록창고): ‘스타벅스 4,500원’ 같은 모든 세부 지출 내역을 담는 ‘데이터 창고’입니다.

그리고 노션의 ‘관계형’ 기능으로 이 두 DB를 연결해서, ‘기록창고’에 데이터를 입력하면, ‘대시보드’의 숫자가 자동으로 바뀌도록 만들 겁니다.

3. 2단계: 2개의 데이터베이스 재료 준비하기

이제 빈 페이지에 2개의 데이터베이스를 만듭니다. 반드시 ‘데이터베이스 - 인라인’으로 만드세요.

1. ‘월별 정산’ DB 만들기 (대시보드)

• 데이터베이스 이름을 ‘월별 정산’으로 합니다.
• 이름: (기본 속성) 여기에 ‘2025년 10월’, ‘2025년 11월’ 처럼 월별 항목을 미리 만들어 둡니다.
• 월 예산: (숫자 속성) 이번 달에 쓰기로 한 예산 총액(예: 1,000,000)을 직접 입력하는 칸입니다. 이게 있어야 ‘남은 돈’을 계산할 수 있습니다.

2. ‘지출 내역’ DB 만들기 (기록창고)

• 데이터베이스 이름을 ‘지출 내역’으로 합니다.
• 금액: (숫자 속성) 지출한 금액을 입력합니다. (속성 편집에서 ‘표시 형식’을 ‘원’으로 바꾸면 편합니다)
• 카테고리: (선택 속성) "식비", "교통", "문화생활" 등을 미리 만들어 둡니다.
• 경험에서 나온 팁: 여기서 카테고리를 너무 세세하게 나누면(예: 점심, 저녁, 커피, 간식...) 기록하다가 지쳐서 100% 포기합니다. 처음에는 "식비"처럼 5~7개 정도의 큰 분류로 시작하는 것이 성공의 핵심입니다.
• 날짜: (날짜 속성) 지출한 날짜입니다.
• 내역: (기본 ‘이름’ 속성을 ‘내역’으로 변경) ‘스타벅스 커피’처럼 구체적인 내용을 적습니다.

4. 3단계: ‘관계형’ 속성으로 두 DB에 다리 놓기

이제 ‘지출 내역’에 기록할 때, ‘이 지출은 10월 거야’라고 알려주는 다리를 놓아야 합니다.

1. ‘지출 내역’ DB에서 ‘+’ 버튼을 눌러 새 속성을 추가합니다.
2. 속성 유형은 ‘관계형(Relation)’을 선택합니다.
3. 연결할 DB로 ‘월별 정산’을 선택합니다.
4. ‘월별 정산에 표시’ 스위치를 반드시 켜야 합니다.
5. ‘월별 정산’에 표시될 속성 이름은 ‘지출 항목들’이라고 정해줍니다.
6. ‘관계형 추가’를 누릅니다.
7. 이제 ‘지출 내역’ DB에 새로 생긴 ‘월별 정산’ 속성의 이름을 ‘정산월’이라고 바꿔주면 더 이해하기 좋습니다.

5. 4단계: ‘롤업’과 ‘함수’로 자동 계산 시스템 완성하기

드디어 이 가계부의 핵심입니다. ‘월별 정산’ DB가 내 총 지출액과 남은 예산을 실시간으로 보여주게 만들 겁니다.

1. ‘총 지출액’ 자동 계산하기 (롤업)

• ‘월별 정산’ DB에서 ‘+’ 버튼을 눌러 ‘롤업(Rollup)’ 속성을 추가합니다.
• 속성 이름은 ‘총 지출액’으로 합니다.
• 롤업 설정을 엽니다.
• 관계형 선택: ‘지출 항목들 (지출 내역)’을 선택합니다.
• 속성 선택: ‘지출 내역’ DB의 ‘금액’ 속성을 선택합니다.
• 계산 선택: ‘합계(Sum)’를 선택합니다.

2. ‘남은 예산’ 자동 계산하기 (함수)

• 대부분의 가이드가 1번에서 끝나지만, ‘총 지출액’만 아는 것은 반쪽짜리 가계부입니다.
• ‘월별 정산’ DB에서 ‘+’ 버튼을 눌러 ‘함수(Formula)’ 속성을 추가합니다.
• 속성 이름은 ‘남은 예산’으로 합니다.
• 함수 편집창에 prop("월 예산") - prop("총 지출액") 이라고 입력하고 ‘완료’를 누릅니다.

• 결과 확인: 이제 지출 내역 DB에 ‘스타벅스 / 4500원’이라고 쓰고, ‘정산월’을 ‘2025년 10월’로 연결해 보세요. 그리고 월별 정산 DB를 확인해 보면, ‘2025년 10월’ 항목의 ‘총 지출액’이 4,500원으로, ‘남은 예산’이 995,500원으로 자동 계산되는 것을 볼 수 있습니다.

3. (전문가 팁) ‘오늘까지 써야 할 돈’ 계산하기 (함수) ‘남은 예산’만 보면 돈을 막 쓰게 될 수 있습니다. 진짜 고수들은 ‘오늘까지 쓸 수 있는 하루 예산’을 봅니다.

• ‘월별 정산’ DB에 dateBetween(end(prop("날짜")), start(prop("날짜")), "days") + 1 (이건 해당 월의 총 일수)와 dateBetween(now(), start(prop("날짜")), "days") + 1 (오늘이 며칠째인지)를 계산하는 고급 함수를 추가하면 ‘하루 평균 예산’과 ‘오늘까지 쓴 돈’을 비교하는 시스템도 만들 수 있습니다.

6. 5단계: 카테고리별 지출 분석하기

‘월별 정산’ DB는 대시보드이니 그대로 두고, ‘어디에 돈을 썼는지’는 ‘지출 내역’ DB에서 분석합니다.

1. ‘지출 내역’ DB 상단의 ‘+ 뷰 추가’ 버튼을 누릅니다.
2. ‘표’ 뷰를 선택하고, 이름은 ‘카테고리별 분석’이라고 지어주세요.
3. 새로 만든 뷰의 ‘그룹(Group)’ 버튼을 클릭하고, 그룹화 기준을 ‘카테고리’로 선택합니다.
4. 이제 ‘식비’ 그룹, ‘교통’ 그룹 등으로 모든 지출이 깔끔하게 묶여서 보입니다.
5. 각 그룹의 맨 아래, ‘금액’ 속성 칸에 마우스를 가져가면 ‘계산’ 메뉴가 보입니다. 여기서 ‘합계’를 선택하세요.

이제 여러분은 ‘월별 정산’ 뷰에서는 월별 총 예산과 남은 돈을 확인하고, ‘카테고리별 분석’ 뷰에서는 이번 달에 내가 식비로 총 얼마를 썼는지 한눈에 파악할 수 있는, 완벽한 자동화 가계부를 갖게 되었습니다.