프로젝트 관리를 위한 '간트 차트' 보기 활용법

팀 프로젝트나 웹사이트 런칭 같은 복잡한 일을 관리할 때, 대부분의 사람들은 ‘할 일 목록’이나 ‘캘린더’를 사용합니다. 하지만 프로젝트가 조금만 복잡해져도, 그 시스템은 반드시 무너집니다.

‘기획서 작성’이 3일 늦어졌을 때, 그 뒤에 줄줄이 이어지는 ‘디자인 작업’과 ‘개발’ 일정이 얼마나, 어떻게 밀리는지 한눈에 보이지 않기 때문이에요.

결국 마감일 직전에야 모든 일정이 꼬였다는 것을 깨닫게 됩니다. 이건 여러분이 게을러서가 아니라, ‘도구’를 잘못 선택했기 때문입니다. 이 문제를 근본적으로 해결해 줄 노션의 ‘타임라인 뷰(구 간트 차트)’ 활용법을 제대로 알려드립니다.

1. 왜 캘린더나 보드 뷰만으로는 프로젝트가 실패할까요?

제가 노션으로 프로젝트 관리를 처음 시도했을 때 빠졌던 함정은, ‘보드 뷰’나 ‘캘린더 뷰’가 최고인 줄 알았다는 것입니다. 하지만 이 두 가지 뷰는 치명적인 한계를 가지고 있습니다.

• 캘린더 뷰: ‘마감일’이라는 ‘점(Point)’만 보여줍니다. ‘디자인 작업’이 3주짜리 프로젝트인지, 3일짜리인지 그 ‘기간(Duration)’을 시각적으로 보여주지 못해요.
• 보드 뷰: ‘상태(Status)’(예: 진행 중, 완료)를 보여주는 데는 탁월하지만, 각 작업 간의 ‘순서’나 ‘연관 관계’를 보여주지는 못합니다.

제가 겪은 가장 큰 문제는 이것이었습니다. ‘기획서’가 ‘진행 중’이고, ‘디자인’도 ‘진행 중’일 수 있습니다. 하지만 실제로는 ‘기획서’가 끝나야만 ‘디자인’을 시작할 수 있습니다. 캘린더와 보드 뷰는 이 가장 중요한 ‘업무의 선후 관계’를 시각화해주지 못합니다.

2. 간트 차트(타임라인 뷰)의 진짜 목적: '흐름'과 '기간'의 시각화

바로 이 문제를 해결하는 것이 ‘간트 차트’입니다. 노션에서는 이 기능을 ‘타임라인 뷰(Timeline View)’라고 부릅니다.

이 뷰의 목적은 각 업무가 언제 시작해서 언제 끝나는지(기간)를 막대그래프로 보여주고, 그 막대들이 서로 어떻게 연결되어 있는지(흐름)를 보여주는 것입니다.

• 어떻게 만드나요?

1. 먼저, 프로젝트 업무들을 관리할 데이터베이스가 필요합니다.
2. 이 데이터베이스에는 반드시 ‘날짜’ 속성이 있어야 합니다.
3. 여기서 중요한 팁이 있습니다. ‘날짜’ 속성을 만들 때, ‘종료 날짜’ 옵션을 켜거나, 아예 ‘시작일’과 ‘종료일’이라는 날짜 속성 2개를 만드세요. ‘기간’을 표시해야 하니까요.
4. 데이터베이스 상단의 ‘+ 뷰 추가’ 버튼을 누르고, ‘타임라인’을 선택합니다.
5. 뷰가 생성되면, 오른쪽 점 세 개(…) 메뉴 > ‘레이아웃’에서 ‘타임라인 기준’을 방금 만든 ‘날짜’ 속성으로 지정해주면 됩니다.

3. 90%가 놓치는 핵심: '종속성(Dependency)' 설정하기

여기까지 하셨다면, 여러분은 그저 ‘예쁜 일정표’를 만드신 겁니다. 하지만 이것만으로는 프로젝트가 관리되지 않습니다. 제가 겪은 수많은 실패가 이걸 증명합니다.

프로젝트 관리의 핵심은 ‘종속성’을 설정하는 것입니다. ‘종속성’이란, ‘A작업이 끝나야 B작업을 시작할 수 있다’는 규칙을 노션에 알려주는 기능입니다.

1. 방금 만든 타임라인 뷰의 오른쪽 점 세 개(…) 메뉴 > ‘종속성’으로 이동하세요.
2. ‘종속성’ 기능을 켜면, 노션이 이 관계를 저장할 새로운 ‘관계형’ 속성을 만들 거냐고 물어봅니다. 그냥 ‘만들기’를 누르면 됩니다.
3. 이제 타임라인 차트 위에서 정말 유용한 일이 가능해집니다.
4. ‘기획서 작성’ 막대의 끝부분에 마우스를 가져가면 작은 회색 점이 생깁니다.
5. 이 점을 마우스로 쭉 끌어서, ‘디자인 작업’ 막대의 시작점에 연결해 보세요. 두 작업 사이에 화살표가 생길 겁니다.

4. 이것이 '진짜' 프로젝트 관리인 이유

이제 여러분은 단순한 목록이 아니라 ‘살아있는 시스템’을 갖게 되었습니다.

아까 설정한 종속성을 떠올려보세요. 갑자기 일이 생겨서 ‘기획서 작성’ 마감일이 3일 늦어졌다고 가정해 봅시다.

• 캘린더 사용자: 한숨을 쉬며, ‘디자인 작업’과 ‘개발’ 마감일을 일일이 수동으로 3일씩 뒤로 미룹니다. 만약 하나라도 빠뜨리면, 프로젝트 전체가 엉망이 됩니다.
• 간트 차트 사용자: 타임라인 뷰에서 ‘기획서 작성’ 막대를 잡고 3일 뒤로 밉니다.

그러면 어떻게 될까요? ‘기획서’에 화살표로 연결되어 있던 ‘디자인 작업’과 ‘개발’ 막대가, 자동으로 3일씩 뒤로 밀리는 것을 볼 수 있습니다.

이것이 진짜 프로젝트 관리입니다. 하나의 지연이 전체 일정에 어떤 영향을 미치는지 실시간으로 파악하고 대응하는 것. 제가 노션으로 프로젝트를 관리할 때, 이 종속성 기능 없이는 절대 시작조차 하지 않는 이유입니다.

5. 제가 실제로 사용하는 추천 속성 조합

이 시스템을 완벽하게 굴리기 위해, 저는 너무 많은 속성을 쓰지 말라고 조언합니다. 속성이 많아지면 관리하다가 지칩니다.

딱 이 5가지만 있으면 됩니다.

• 작업명: (이름 속성)
• 담당자: (사람 속성)
• 상태: (선택 속성 / 대기, 진행 중, 검토, 완료)
• 기간: (날짜 속성 / 반드시 ‘종료 날짜’ 포함)
• 종속성: (관계형 속성 / 3번 단계에서 자동으로 생성됨)

이 5가지 속성을 기반으로 ‘타임라인 뷰’와 ‘보드 뷰’(상태 기준)를 함께 만들면, 일정과 현황을 동시에 잡는 강력한 시스템이 완성됩니다.

노션의 간트 차트는 그저 일정을 예쁘게 보여주는 그림판이 아닙니다. A의 지연이 B에 어떤 영향을 미치는지 실시간으로 보여주는 ‘연결된 시스템’입니다. 

여러분도 프로젝트를 관리할 때, 오늘 알려드린 ‘종속성’ 기능을 반드시 설정해 보세요. 더 이상 일정이 꼬일까 봐 두려워하지 않아도 될 거예요!